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La cartella di default
Tutti i programmi permettono di scegliere la cartella di default nella quale salvare i file. In Word questa funzione si trova in Strumenti, Opzioni, dove per modificare la cartella di riferimento bisogna fare clic sulla linguetta Directory predefinite, selezionare il tipo di documenti e fare clic sul pulsante Modifica.
Creare cartelle sul desktop
Il desktop è la prima schermata che appare quando avviate Windows, per cui le cartelle salvate sul desktop saranno facilmente accessibili.
Per creare una cartella fate clic col tasto destro del mouse su un punto libero del desktop e scegliete la voce Nuovo, Cartella.
Rinominare un insieme di file
Se volete modificare il nome di un gruppo di file potete utilizzare un programma ad hoc, come per esempio 1-4a Rename, un software gratuito scaricabile dal sito
www.1-4a.com/rename, che offre numerose opzioni e la funzione Annullare. È fornito insieme a un file che contiene esempi pratici di utilizzo.
In alternativa selezionate tutti i file tenendo premuto Ctrl, una volta fatto premete il tasto F2.Ora solo il nome del primo file sarà modificabile, i seguenti verranno rinominati in maniera identica al primo, ma avranno un numero tra parentesi per contraddistinguerli
Classificare i file per categorie
Windows permette di classificare i file per tipo, ma la loro designazione non è sempre esplicita. Per modificare questa designazione fate clic su Risorse del computer, Strumenti, Opzioni cartella. Scegliete la linguetta Tipi di file, selezionate un tipo nella lista e fate quindi clic sul pulsante Avanzate.
Utilizzare le proprietà dei file
Per molti tipi di file, in particolare quelli Word ed Excel, potete aggiungere alcune parole chiave che facilitano la ricerca. All'interno di un documento Word, aprite il menu File. Proprietà, selezionate la voce Riepilogo, inserite i dati che vi interessano nei rispettivi campi e fate quindi clic su OK.
Lo strumento di ricerca di Office
Dal menu Start, Cerca, Tutti i file e le cartelle potete accedere allo strumento di ricerca di Windows. Se volete effettuare una ricerca per contenuto, all'interno di Word o di Excel, dal menu File, Apri fate clic su Strumenti e nel menu che appare selezionate la voce Trova.
Ritrovare i documenti recenti
Con Windows 2000 o XP, Esplora risorse permette di visualizzare la lista delle date delle ultime modifiche apportate e della data di creazione. Per fare apparire quest'ultima colonna fate clic sul menu Visualizza, Scelta dettagli, selezionate la voce Data creazione e fate quindi clic su OK.
Raggruppare i file per categorie
Dall'esplora risorse, aprite il menu Visualizza, Disponi icone per, Tipo. Poi aprite Visualizza, Disponi icone per, Visualizza in gruppi. In questo modo appariranno tutti i file e le cartelle divisi per tipo e per gruppi.