Disco fisso - consigli per organizzare bene i file

Vi siete mai chiesti quanti file sono contenuti nel vostro computer? Se soltanto avete installato qualche software, di qualunque tipo, non ci sono dubbi che il numero superi le diverse migliaia. Una mole tale può ovviamente creare problemi nel momento in cui si desideri recuperare un file del quale non si ricorda il nome esatto o la cartella in cui è contenuto, col risultato di perdere un sacco di tempo a cercarlo. Per evitare simili inconvenienti è necessario un po' di metodo nel momento in cui si creano e si salvano i file e le cartelle, per evitare che si perdano nel disco fisso. I consigli che illustreremo di seguito sono adatti a tutte le versioni di Windows e ai programmi correlati.

Scegliere i giusti nomi da dare ai file
La prima cosa da fare è fissare una regola per i nomi da dare ai file. Per esempio, se avete bisogno di memorizzare migliaia di fatture nel PC, ciascuna in un file distinto, potete salvarle con un nome progressivo che citi la data e il numero della fattura, come 2004-06-F0059 per la fattura numero 59 emessa nel mese di giugno 2004. L'anno anteposto al mese potrebbe creare confusione, ma in questo modo si può effettuare una ricerca o una cernita delle fatture in ordine cronologico. Il fatto poi di anteporre due zeri al numero evita che le fatture con numero, poniamo, 9, 15 e 32, vengano classificate in quest'ordine: 2004-06F15, 2004-06F32 e 2004-06F9, ossia con un ordine né alfabetico, né cronologico, mentre le fatture 2004-06F0009, 2004-06F0015 e 2004-06F0032 saranno sicuramente classificate in quest'ordine. Ovviamente il numero di zeri da anteporre dipende dalla quantità di fatture che mediamente si rilasciano in un mese. Un dettaglio spesso dimenticato quando si salva un file è che anche se Windows permette di utilizzare sino a 256 caratteri per i nomi dei file, non ha molto senso usare nomi troppo lunghi, oltre i quaranta caratteri, per esempio, dato che ciò renderebbe difficile anche la visualizzazione completa del nome.
Meglio non modificare le estensioni
Un accorgimento importante, da non tralasciare mai, è quello di non modificare mai l'estensione di un file, in quanto essa serve innanzi tutto a specificare il tipo di file e in secondo luogo a indicare il tipo di software che serve ad aprirlo, per esempio .jpg per le immagini o .xls per i file Excel. Esistono anche software che permettono di rinominare facilmente non un solo file, bensì un gruppo di file, come per esempio 1-4a Rename, un software gratuito scaricabile dal sito Internet http://www.1-4a.com/rename/, che consente di trattare diversi file alla volta.
Creare cartelle e sottocartelle
Una volta salvati i file con i nomi prescelti, bisogna decidere in quale cartella memorizzarli. Una regola importante da seguire è quella di non mettere mai i file creati con un determinato programma nella stessa cartella del programma. Bisognerebbe invece sempre realizzare cartelle e sottocartelle suddivise non per categoria di file (immagini, testi, fogli di calcolo e via dicendo), ma per natura dei file (e-mail, fatture società, foto delle vacanze e così via). In questo modo, per salvare tutti i dati di un progetto sarà sufficiente copiare tutti i file di una cartella su un altro supporto di backup, con notevole guadagno in termini di efficienza. La maggior parte dei software dà la possibilità di scegliere la cartella da utilizzare di default quando salvate un documento. Numerosi programmi, per esempio, al momento dell'installazione propongono di default le cartelle Documenti, Immagini o Musica. Ma così facendo, queste cartelle, create automaticamente sul disco fisso quando si installa Windows, finiscono per essere saturate da file di ogni tipo ed è quindi meglio non utilizzarle, ma crearne di apposite. Prendendo determinate precauzioni, è possibile ritrovare facilmente un file sul disco fisso anche se si è dimenticato il nome o la cartella nella quale è stato salvato, in quanto il nome del file non è il solo criterio di ricerca.
Gestire al meglio i file Word ed Excel
Infatti certi tipi di file, in particolare i documenti Word e i fogli Excel, possono avere il nome degli autori o alcune parole chiave, tutti dati che gli strumenti di ricerca di Office sanno gestire con successo. Affinché Word vi domandi automaticamente, al momento del salvataggio di un documento, di riempire i campi delle proprietà, aprite il menu Strumenti, Opzioni, Salva e nella finestra che si apre selezionate la voce Richiedi proprietà documento. In questo modo, quando si salva per la prima volta un documento Word si apre la finestra di riepilogo Proprietà. Facendo clic sulla linguetta Riepilogo potete inserire negli appositi campi svariate informazioni che vi aiuteranno nella catalogazione e nelle ricerche future, come per esempio Titolo, Oggetto, Autore, Categoria, Parole chiave e Commenti.
Qualche consiglio per i brani musicali in MP3
Allo stesso modo, i file musicali nel formato MP3 contengono dati testuali chiamati tags Id3, sui quali è possibile effettuare una ricerca. Un suggerimento: non date mai lo stesso nome a due documenti, anche se sono salvati in due cartelle diverse o su due dischi differenti. Se un giorno doveste ricopiare i file in una medesima cartella, uno dei due verrebbe automaticamente cancellato senza che voi veniate avvisati.
Usare correttamente le partizione del disco
Infine, se avete più dischi fissi o se il vostro disco è suddiviso in più unità logiche, è preferibile installare Windows sul disco fisso più veloce, mentre è meglio installare i vostri dati sul disco più lento. Questo perché gli accessi ai dati si fanno in genere al momento del loro caricamento o della loro memorizzazione e le porzioni di programma sono lette spesso da Windows.