La posta elettronica certificata (PEC)

La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema di messaggistica in grado di superare i limiti “legali” e funzionali della posta elettronica tradizionale.

Un prodotto, quindi, ideale in contesti dove sia necessario avere una prova opponibile dell’invio e della consegna di un documento. Per le amministrazioni pubbliche, ad esempio. O - e qui la cosa ci interessa di più - per tutte quelle transazioni economiche/legali tipiche dell’attività imprenditoriale.

Ma come funziona? Vediamo di conoscerla meglio.

Rispetto al mondo postale cartaceo, se la posta elettronica è il corrispondente di una lettera ordinaria, la PEC è come una raccomandata A/R ma con ulteriori garanzie:

* identità certa della casella mittente intestata ad un titolare di cui sono stati verificati i documenti all’atto d’acquisto della casella
* legame garantito tra trasmissione e documento allegato trasmesso
* possibilità di gestione immediata dei documenti certificati con un’applicazione informatica
* economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e facilità
di ricerca

Rispetto alla posta elettronica tradizionale, invece, offre nativamente:

* canali di trasmissione più sicuri tramite protocolli SMTP e POP3 SSL
* Gestione dell’autenticazione dell’utente anche in fase di invio dei messaggi
* Gestione della firma elettronica apposta su messaggi, ricevute, avvisi
* certificazione dell’avvenuta consegna del messaggio nella casella di posta del destinatario del messaggio e dei suoi contenuti
* archiviazione da parte del gestore di tutti gli eventi, comprese le ricevute e con l’esclusione dei messaggi originari, per un periodo di trenta mesi
* elevati requisiti di qualità e continuità del servizio
* applicazione delle procedure atte a garantire la privacy dei dati personali

Dal punto di vista operativo l’utente del servizio PEC riceve nella propria casella una ricevuta di accettazione da parte del proprio Gestore di PEC ed un’altra di avvenuta consegna da parte del Gestore di PEC del destinatario.

Se lo scambio di E-Mail non avviene tra due caselle di PEC viene segnalata un’anomalia tramite avvisi di sicurezza.

Ovviamente la disponibilità da parte del mittente della ricevuta di avvenuta consegna non garantisce la lettura del messaggio da parte del destinatario, è solo la certificazione che il messaggio spedito è stato consegnato inalterato nella casella di PEC del destinatario; è però sufficiente impostare nel client di posta la classica conferma di lettura.

Alcune aziende, se interessate da un particolare volume di traffico legale cartaceo, potrebbero migrare a PEC le comunicazioni riservate, trovando un canale ancora più sicuro della posta tradizionale e con in più un significativo risparmio di costi, tempi ed organizzazione documentale.

La conversione in legge del decreto anti-crisi comporta per le aziende differenti cambiamenti. Tra questi, anche quelli legati all’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) che ha un ruolo chiave nel rapporto con le istituzioni.

La direttiva più importante è quella al comma 6 art 16 del testo del decreto-legge indicante che “le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese.
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.”

Lo strumento PEC non è obbligatorio solo per le imprese ma anche per i professionisti. Nello specifico, al comma 7 dell’art. 16 del testo si legge: “I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.”